Tugas Softskill Teori Organisasi Umum (week 12th)

Softskill Teori Organisasi Umum 1

Disusun oleh:    ( 2KA23)

1.     Abdul Hafizh                                  ( 10113021 )

2.     Dini Ayu Citra Belia                      ( 12113569 )

3.     Fendi Aji Saputra                            ( 13113400 )

4.     Hisyam Hananto                             ( 14113140 )

5.     Ika Jatnika Fitriamanah                 ( 14113235 )

6.     Nicki Fatima Novayanti                ( 16113412 )

7.     Wahyu Fahmi Azis                        ( 19113198 )

8.     Yudha Renaldi Pradityo                ( 19113536 )

PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI

A. FAKTOR-FAKTOR PERUBAHAN ORGANISASI

·        Faktor internal

          Yaitu keseluruhan faktor yang ada di dalam organisasi dimana faktor tersebut dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi. Proses kerjasama yang berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah sistem kerjasamanya dan dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang digunakan.

          Sistem kerjasama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien.

          Penyebab perubahan berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan dan dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi.

Contoh faktor internal:

1. Perubahan kebijakan lingkungan

2.Perubahan tujuan

3. Perluasan wilayah operasi tujuan    

4. Volume kegiatan bertambah banyak

5. Sikap dan perilaku para anggota organisasi

·        Faktor eksternal

          Yaitu penyebab perubahan yang berasal dari luar (atau sering disebut lingkungan) organisasi yang dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi.

          Organisaasi bersifat responsive terhadap perubahan yang trejadi di lingkungannya.

          Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor eksternal adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.

Contoh faktor eksternal:

1.   Politik, meliputi segala sesuatu yang berhubungan dengan pemerintahan

2.  Hukum, meliputi semua ketentuan yang berlaku yang harus ditaati oleh setiap orang baik secara individu maupun secara kelompok

3.   Kebudayaan, meliputi kebudayaan material dan kebudayaan nonmaterial. Kebudayaan material mengenal berbagai macam alat dan barang-barang dengan cara kerja mekanis, elektris, atau elektronis, merupakan faktor yang berpengaruh cukup besar terhadap kehidupan organisasi.

4.  Teknologi, segenap hasil kemajuan dan teknik perkembangan industri peralatan modern. Teknologi meliputi tingkat pekembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam bidang manufaktur, dan fasilitas-fasilitas lain serta mencakup kemampuan masyarakat untuk mengembangkan dan menerapkannya

5.   Sumber alam, meliputi segenap potensi sumber alam baik di darat, laut maupun udara, berupa tanah, air, energi, flora, fauna dan lain-lain termasuk pula geografi dan iklim.

6.   Demografi, meliputi sumber tenaga kerja yang tersedia dalam masyarakat, yang dapat diperinci menurut jenis kelamin, tingkat umur, jumlah dan bagaimana sistem penyebarannya.

7.  Sosiologi, ilmu tentang kehidupan manusia dalam lingkungan kelompok, atau ilmu tentang masyarakat.

B. PROSES PERUBAHAN

          Perubahan organisasi merupakan perubahan yang berkaitan dengan pengembangan, perbaikan, maupun penyesuaian yang meliputi struktur, teknologi, metode kerja maupun system manajemen suatu organisasi.

          Suatu organisasi tidak harus melakukan suatu perubahan. Hal ini merupakan suatu strategi untuk memenuhi beberapa keseluruhan tujuan dari suatu organisasi.

 Langkah tersebut terdiri dari:

·        Mengadakan pengkajian

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada perubahan yang terjadi diluar organisasi itu mencakup berbagai bidang antara lain: politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya, dan sebagainya.

·        Mengadakan identifikasi

Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan-perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.

·        Menetapkan perubahan

 Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.

·        Menentukan strategi

Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pimpinan otganisasi harus segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.

·        Melakukan evaluasi

Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negative, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh positif terhadap organisasi apabila sebaliknya berarti negative

C. CIRI-CIRI PENGEMBANGAN ORGANISASI

1. Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.
2. Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi terhadap suatu organisasi.
3. Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
4. Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
5. Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara organisasi sau dengan organisasi yang lainnya.

6. Berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
7. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.

Apabila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai :

Organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.

D.    METODE PENGEMBANGAN ORGANISASI

Metode Pengembangan Perilaku :

1.     Jaringan Manajerial (Managerial Grid)

     Jaringan manajerial atau kisi manajerial (managerial grid), disebut juga latiahan jaringan (grid training), adalah suatu metode pengembangan organisasi yang di dasarkan jaringan manajerial. Teori ini di pelopori oleh Robert Blake dan Jane Mouton.

Dalam metode ini dikenal dua dimensi dua prilaku pimpinan, yaitu prilaku pimpinan yang memusatkan perhatian pada produksi, dan prilaku pimpinan yang memusatkan prilakunya pada orang. Dari segi intensitasnya, seorang pimpinan mungkin dapat menerapkan sekaligus dua prilaku tersebut dalam intensitas yang sama atau berbeda.

Kelima gaya kepemimpinan itu dapat di jelaskan dengan mempergunaka gambar jaringan menajerial di bawah ini. Sumbu X menunjukan prilaku pimpinan yang memusatka pada orang dan sumbu Y adalah pemimpin yang memusatkan perhatianya  terhadap produksi.

Menurut gambar tersebut, lima gaya kepemimpinan dalam manajerial grid, adalah sebagai berikut:

1)        Grid 1.1 menunjukan prilaku pimpinan dengan perhatian yang rendah  baik tehadap produksi maupun terhadap orang. Pada Grid ini pimpinan hanya bertindak sebagai perantara, menyalurkan informasi dari atas kepada bawahan.

2)        Grid 9;1 menunjukan prilaku pimpinan dengan perhatian yang tinggi terhadap produksi dan rendah terhadap orang. Pimpinan hanya mementingkan tingkat produksi dan kurang memperhatiakan orang-orang yang membantunya. Pada Grid ini pimpinan bersifat Otoriter.

3)        Grid 1.9 menujukan prilaku pimpinan yang rendah perhatianya terhadap hasil produksi , namu tinggi terhadap orang-orang yang berkerja. Pada Grid ini pimpinan menciptakan tempat kerja yang penuh persahabatan.

4)        Grid 9.9 menunjukan adanya prilaku pimpinan dengan perhatian tinggi terhadam orang dan pada hasil produksi. Inilah gaya kepemimpinan yang paling efektif.

5)        Grid 5.5 menujukan adanya prilaku pimpinan dengan perhatian yang medium baik terhada orang maupun produksi. Dalam hasil produksi pimpinan tidak mau membua target yang mungkin sulit di capai.

2.  Latihan Kepekaan

          Latihan kepekaan (sensitifity training) merupakan latihan dengan kelompok. Oleh karena itu metode ini di namakan pula metode T-groupe (T= Training). Dalam metode ini yang di maksud dengan kepekaan adalah kepekaan terhadap diri sendiri dan terhadap hubungan diri sendiri dengan orang lain.

 Metode ini berlandaskan pada anggapan bahwa kesulitan untuk berprestasi di sebabkan oleh adanya persoalan emosional dari kelompok orang-orang yang harus mencapai tujuan. Metode ini beranggapan bahwa apabila persoalan emosional itu dapat di atas maka dengan sendirinya kesulitan untuk beradaptasi dapat di hilangkan.

Oleh karena itu tujuan dari pada latiahan kepekaan adalah mempertajam daya peka, perasaan(emosi), dan kecepatan reaksi dalam menghadapi beberapa persoalan. Dalam latihan ini anggota kelompok di beri movasiuntuk belajar mengenai diri sendiri dalam menghadapi orang lain, kebutuhan dan sikap mereka sendiri. Sikap ini dapat terungkap melalui dua jalur, yaitu melalui mereka sendiri terhadap orang lain, dan melalui prilaku orang lain terhadap diri mereka sendiri.

3.  Pembentukan Tim

Pembentukan Tim (Team Feedback) adalah suatu metode yang berusaha mengumpulkan data-data dari para anggota organisasi. Data itu meliputi data-data yang berhubungan dengan tingkah laku,sikap,serta berbagai perasaan lain yang ada pada diri setiap anggota organisasi. Data-data yang telah dikumpulkan kemudian di susun dan di kembangan kepada para anggota organisasi yang telah di survai untuk didiskusikan. Dari hasil diskusi akan di perpleh umpan balik(feedback) dari para anggota organisasi yang telah di survey, apakah perlu di adakan perubahan atau tidak.

4.  Umpan Balik Survei

Metode Pengembangan Ketrampilan dan Sikap :

1.     On The Job Training

     Latihan ditempat kerja (on the job training ) ialah latian kerja ditempat kerja yang sebenarnya. Latian ini melatih anggota organisasi untuk menjalankan pekerjaan – pekerjaan dengan lebih efisien. Didalam latian ini instruksi- instruksi diberikan langsung kepada anggota organisasi ditempat kerjannya, baik yang bersifat kerja sama maupun yang  bersifat perseorangan. Dengan latian ini diharapkan para anggota organisasi lebih mampu menjalankan dan lebih menguasai pekerjaannya.

Ada beberapa keuntungan yang diperoleh dalam latihan  ditempat kerja ini, antara lain :

1)   Sangat ekonomis Karen para peserta tetap produktif selama mereka mengikuti dan manjalankan latiahan .

2)   Presentasi anggota organisasi tidak akan berkurang atau hilang. Hal ini sangat berbeda apabila dibanding  dengan latihan yang diadakan diluar tempat kerja. Latihan yang diluar  tempat kerja kan melibatkan sebagian presentasi hilang apabila peserta latian kembali ke tempat kerjanya masing-masing

2. Job Instruction Training

Adalah dengan memberikan petunjuk-petunjuk pekerjaan secara langsung pada pekerjaan dan terutama digunakan untuk melatih para karyawan tentang cara-cara pelaksanaan pekerjaan sekarang. Pada metode ini didaftarkan semua langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pekerjaan sesuai dengan urutannya.

3.  Of The Job Training

Metode off the job adalah pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan apabila banyak pekerja yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan pekerjaan, di samping itu juga apabila pelatihan dalam pekerjaan tidak dapat dlakukan karena sangat mahal.

1. Lecture
Merupakan metode pelatihan dengan memberikan kuliah atau ceramah dalam rangka penyampaian informasi-informasi yang dibutuhkan petatar Metode ini mengeluarkan biaya yang tidak tinggi, namun kelemahannya adalah peserta kurang partisipasi dan kurang respon.

2. Video Presentation
Adalah prestasi yang dilakukan melalui media televisi, film, slides dan sejenisnya serupa dengan bentuk lecture.

3. Role Playing
Merupakan suatu permainan peran yang dilakukan oleh peserta untuk memainkan berbagai peran orang tertentu dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Teknik ini dapat mengubah sikap peserta, seperti misalnya: menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual dan juga dapat mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.

4. Case Study
Merupakan metode pelatihan dimana para peserta pelatihan dihadapakan pada bberapa kasus tertulis dan diharuskan memecahkan masalah-masalah tersebut.

5. Simulation
Simulasi merupakan suatu situasi atau kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan situasi yang sebenarnya, tetapi hanya merupakan tiruan saja dan para pelatihan harus memberikan respon seperti dalam kejadian yang sebenarnya. Jadi simulasi merupakan suatu teknik untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep sebenarnya dari pekerjaan yang akan dijumpai.

6. Self Study
Merupakan teknik yang menggunakan modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau video tape rekaman dan para peserta hanya mempelajarinya sendiri. Teknik ini tepat digunakan apabila jumlah karyawan yang mengikuti pelatihan dalam jumlah yang besar, pada karyawan tersebar di berbagai lokasi yang berbeda-beda dan sulit mengumpulkan para karyawan sekaligus untuk bersama-sama mengikuti program pelatihan tertentu.

7. Programmed Learning
Dalam metode ini, diberikan beberapa pertanyaan-pertanyaan dan para peserta pelatihan harus memberikan jawaban yang benar. Metode ini dapat juga melalui komputer yang sudah mempunyai program tersendiri agar para peserta dapat mempelajari dan memperinci selangkah demi selangkah dengan umpan balik langsung pada penyelesaian- setiap langkah. Masing-masing peserta pelatihan dapat menetapkan kecepatan belajarnya

8. Laboratory Training
Teknik ini adalah merupakan suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi. Latihan ini bersifat sensivitas, dimana peserta menjadi lebih sensitif terhadap perasaan orang lain dan lingkungan. Laboratory Training ini berguna untuk mengembangkan berbagai perilaku bagi tanggung jawab pekerjaan di waktu yang akan datang.

4.  Vestibule Training

Merupakan pelatihan yang dilakukan dalam suatu ruangan khusus yang terpisah dari tempat kerja biasa dan disediakan jenis pelaralatan yang sama seprti yang akan digunakan pada pekerjaan sebenarnya. Latihan ini berguna sebagai pendahuluan dari latihan kerja.